Una hoja de cálculo puede reducir el trabajo en tareas que impliquen cálculos repetitivos; también puede revelar relaciones ocultas entre números, dando mucha precisión a la planificación y la especulación financiera.
Los programas de este tipo se basan en el concepto de la matriz maleable. Un documento, llamado hoja de trabajo o de cálculo aparece en la pantalla como una malla de filas numeradas y columnas rotuladas alfabéticamente. El número de columnas a las que se puede tener acceso depende da la capacidad de la RAM. La intersección de un renglón y una columna particulares se llama celda. Cada celda tiene una dirección única formada por un número de fila y una letra de columna. Cada celda puede contener un valor numérico, un valor alfanumérico o una fórmula que represente una relación entre números de otras celdas.
Los valores (números) son la materia prima con que el software de hoja de cálculo realiza los cálculos.
Para comprender con mayor facilidad los números, habitualmente hay unas etiquetas en la parte superior de las columnas y en un extremo de las filas. Una entrada de etiqueta es una palabra, frase o sucesión de texto alfanumérico que ocupa una celda particular. Para el computador, estas etiquetas son cadenas de caracteres sin sentido.
Para calcular, la hoja de cálculo debe incluir una fórmula, un procedimiento paso a paso para realizar cálculos numéricos y/o de cadenas y/u operaciones lógicas que tienen como resultado un valor numérico o una cadena de caracteres alfanuméricos. El usuario no ve la fórmula en la celda, sólo su efecto. La fórmula o la información de una celda particular se presenta específicamente en una línea de estado de celda. En las fórmulas se usan notaciones estándar como operadores matemáticos (+, -, *, /, ^).
Para representar las variables en una fórmula puede hacerse referencia a las celdas en que están dichas variables por su dirección, que puede ser:
relativa : se basa en la posición de la celda que contiene la variable con respecto de la celda que contiene la fórmula. absoluta : El signo $ antecede tanto el renglón como la columna de una dirección de este tipo.
Si se copia el contenido de una celda con una fórmula a otra celda, se revisan las direcciones de celda relativa de la fórmula copiada para reflejar su nueva posición, pero las direcciones de celda absoluta permanecen sin cambios.
Una fórmula puede comprender uno o todos los elementos siguientes:
operaciones aritméticas: se resuelven de acuerdo con una jerarquía de operaciones; cuando se incluye más de un operador en una fórmula, el software de hoja de cálculo usa un conjunto de reglas para determinar en qué orden debe realizar las operaciones. La jerarquía es: primero la potencia, luego multiplicación/división, y por último adición/sustracción. En caso de empate se evalúa la fórmula de izquierda a derecha. Los paréntesis anulan las reglas de prioridad, cuando hay varios primero se evalúa la expresión entre los paréntesis de más adentro. funciones : operaciones definidas con anticipación; el uso de las funciones puede ahorrar mucho tiempo. operaciones de cadenas; y operaciones lógicas.
Cuando se quiere copiar, mover o borrar una parte de la hoja de cálculo, primero se debe definir el rango que se desea copiar, mover o borrar. Los tipos de rango con los que se puede trabajar son:
Rango de celda: una sola celda. Rango de columna: Toda una columna de celdas adyacentes o parte de la misma. Rango de renglón: Todo un renglón de celdas adyacentes o parte del mismo. Rango de bloque: un grupo rectangular de celdas.
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